gestion del tiempo

¡No tengo tiempo!, ¡Llego tarde a todas partes!, ¡No consigo terminar las tareas de cada día! Son frases que todos reconocemos ¿verdad? Pero, no se trata de que tengas muchas tareas o de que necesites hacer las cosas más rápido, la clave está en una realizar una gestión del tiempo efectiva.

Una buena gestión del tiempo te ayudará a:

  • Ser más efectivo en el día a día.
  • Tener más tiempo para dedicarle a las personas que te importan y a tus actividades favoritas.

Ventajas de la organización personal y gestión del tiempo

La gestión del tiempo de manera efectiva es fundamental tanto a nivel personal como profesional y aporta ventajas como:

  • La consecución de objetivos. La gestión eficaz del tiempo permite realizar las tareas que te hayas propuesto y cumplir con los plazos.
  • La reducción del nivel de estrés. Tendrás que establecer prioridades en cuanto a las tareas y esto te ayudará a no hacer todo a la vez y disminuir el estrés.
  • El aumento del rendimiento. Te enfocarás en tareas concretas y podrás finalizarlas, de manera que tu rendimiento será mayor.
  • La mejora del ambiente de trabajo. En el ámbito laboral la correcta gestión del tiempo crea una mejor comunicación y, por lo tanto, un buen ambiente de trabajo.

6 consejos para mejorar tu gestión del tiempo

consejos gestión del tiempo

La buena gestión del tiempo es algo que se aprende y para lograrla te proponemos los siguientes consejos:

  • Evita los ladrones de tiempo. En nuestra vida diaria existen muchas acciones que nos quitan tiempo de forma innecesaria, por ejemplo:
    • Las interrupciones
    • La incapacidad para delegar tareas
    • La imposibilidad de decir que no
    • El teléfono móvil
    • Las urgencias que no son tan urgentes
    • Las reuniones interminables
    • La dilatación de tareas.

Evitar todos estos ladrones requiere que los identifiques y que pongas límites.

  • Controla tu mente. Uno de los ladrones de tiempo más importantes es nuestra mente. Merece un apartado aparte, porque nos pasamos horas y horas preocupándonos por cosas que han sucedido (por lo que ya no se puede hacer nada), o por cosas que sucederán (todavía no lo sabemos porque es el futuro, por lo que es inútil preocuparse). Aprende a controlar tu mente en este sentido con mindfulness, por ejemplo.
  • Establece objetivos realistas. Por un lado, es fundamental para la gestión del tiempo, que establezcas objetivos diarios, semanales, mensuales y anuales. Por otro lado, estos objetivos deben ser realistas y medibles, para que puedas comprobar en cada momento los avances.
  • Aprende a priorizar tareas. Diferencia tus tareas en 4 tipos:
    • Urgente y no importante (deberás hacerla rápido y no dedicarle mucho tiempo)
    • Urgente e importante (será la primera que harás)
    • No urgente y no importante (te olvidas de ellas y las haces si tienes tiempos muertos)
    • No urgente e importante (son tareas que dejamos siempre de lado a pesar de ser importantes, es cierto que las podemos hacer con tiempo, pero sin olvidarlas).
  • Elabora una planificación. Si haces todo lo anterior, pero no planificas, no servirá de nada, porque, surgirá un imprevisto o te darás cuenta de que no tienes tiempo para tus actividades preferidas. La planificación supone elaborar, considerando nuestros objetivos y la priorización de tareas, un calendario con las tareas que vamos a hacer cada día y el tiempo que nos van a llevar. La clave está en tener en cuenta todo lo que haces a lo largo del día:
    • Tareas de trabajo
    • Comidas
    • Tiempo de ocio
    • Viajes
    • Descanso
  • Revisa tus logros. Si planificas pero ves que no alcanzas tus logros, puede que tus objetivos sean poco realistas y tengas que modificarlos. La revisión de logros o resultados te ayudará a ajustar tu planificación poco a poco.

Ya tienes claros los consejos para una mejor gestión del tiempo y ahora vamos a ver herramientas que te pueden ayudar a ser más eficaz.

5 herramientas que te ayudan a ser más eficiente y organizar mejor tu tiempo

5 herramientas organizacion en el trabajo

Los consejos que hemos detallado en el apartado anterior son la base de una buena gestión del tiempo, que puede mejorar si utilizamos una serie de herramientas sencillas que te vamos a mostrar:

  • Rescue Time. Uno de los problemas fundamentales de la mala gestión de tiempo es que no sabemos en qué hemos invertido tanto tiempo. Esta aplicación se utiliza precisamente para eso, rastrear en qué pierdes más tiempo para que lo puedas corregir. Te ayudará a mejorar la productividad con funcionalidades como:
    • Rastrear el tiempo que pasas lejos de tu ordenador.
    • Recibir alertas cuando logres tus metas diarias.
    • Bloquear sitios webs que te distraen.
    • Elaborar informes detallados sobre tu actividad.
  • Google calendar. Se trata de una aplicación gratuita de Google que te permitirá:
    • Crear y compartir calendarios con otras personas y tener un calendario personal.
    • Utilizarlo tanto con el ordenador como con el móvil, puesto que se sincronizan.
    • Programar alertas, de manera que cuando se acerque un evento recibirás un email o sonará una alarma.
  • Trello. Es una aplicación  para organizar trabajos, proyectos o incluso vacaciones con un grupo de personas. Permite determinar tareas y asignarlas, estableciendo fechas de vencimiento. Es decir, ayuda a crear flujos de trabajo que organicen toda la actividad de cada persona que interviene en el flujo.
  • 1, 3, 5 List. Como decíamos antes, uno de las primeras cosas que tenemos que hacer para gestionar bien nuestro tiempo es priorizar tareas en función de su urgencia e importancia. Esta aplicación se enfoca precisamente en eso mediante la regla 1, 3, 5, que consiste en elegir una tarea grande que hacer, 3 medianas y 5 pequeñas. Se puede utilizar desde cualquier lugar y dispositivo.
  • Evernote. Si te gusta apuntar todo para no olvidarte, esta es la herramienta adecuada. Tendrás en un mismo lugar notas, ideas, listas o recordatorios.

Tal y como has visto la gestión del tiempo eficaz está al alcance de todos. Por lo que si sigues nuestros consejos y utilizas alguna de las herramientas que te hemos propuesto, ya no podrás decir que no tienes tiempo y podrás ser más productivo y disfrutar de tu tiempo libre.

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Escrito por: FIATC Seguros
En FIATC trabajamos desde 1930 con una misión: diseñar y ofrecer servicios de previsión que permitan mejorar la calidad de vida de las personas. Y lo hacemos a través de nuestras actividades principales: los seguros, la salud y el servicio a las personas mayores.